sekeretaris itu adalah seorang wanita maka tidak selalu harus wanita yang menarik secara fisik. Agar Anda lebih dalam lagi mengenai pengertian sekretaris. Secara sederhana tugas seorang sekretaris, antara lain sebagai berikut.

• Membantu seorang pemimpin demi meningkatkan efisiensi pemimpin.
• Menyiapkan urusan surat-menyurat.
• Menerima tamu-tamu.
• Memeriksa atau mengingatkan pemimpin mengenai jadwal atau perjanjian-perjanjian resmi yang berhubungan dengan perusahaan.
• Berurusan dengan orang-orang melalui telepon maupun internet
• Mengundang relasi-relasi untuk pertemuan bisnis.
• Membuat perjanjian bisnis.
• Mengarsipkan surat-surat dan semacamnya.

Cukup banyak, bukan? Seperti layaknya pekerjaan-pekerjaan lain, dalamdunia kerja, sekretaris profesional pun memiliki tingkatan-tingkatan tersendiri. Misalnya, jika berdasarkan kedudukan, wewenang, dan tanggung jawabnya sekretaris dibedakan menjadi dua macam, yaitu sebagai berikut.

• Sekretaris Organisasi merupakan sekretaris yang secara formal menjalankan fungsi manajer sehingga sekretaris organisasi memiliki pegawai atau karyawan sendiri. Sekretaris organisasi harus paham tujuan dan prinsip manajemen serta mengetahui seluk beluk organisasi dengan baik.
• Sekretaris Pribadi merupakan sekretaris yang bekerja untuk membantu segala keperluan pimpinan di kantor sehingga sekretaris pribadi tidak seperti sekretaris organisasi yang mempunyai pegawai karena dia tidak menjalankan fungsi manajer.

Sementara itu, apabila dilihat berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, sekretaris profesional dapat dibedakan menjadi dua bagian, yaitu sebagai berikut.

• Sekretaris Junior merupakan sekretaris profesional yang baru memulai kariernya sebagi sekretaris profesional. Sekretaris junior baru menyelesaikan pendidikan formal sekretaris, sehingga belum memiliki pengalaman kerja yang cukup agar dapat bekerja sendiri. Jadi sekretaris junior perlu banyak belajar dan menerima bimbingan dari seorang sekretaris senior selama beberapa waktu tertentu.
• Sekretaris Senior merupakan sekretaris yang telah memiliki pengalaman yang cukup, maka sekretaris junior akan berubah statusnya menjadi sekretaris senior karena sudah memiliki pengalaman yang mantap, dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam menjalani tugasnya, tanpa mengharuskan adanya seorang pembimbing.

Setelah kita melihat hal-hal yang dilakukan sekretaris dan tingkatannya, kita perlu mengetahui kemampuan yang perlu dimiliki seorang sekretaris profesional agar ia dapat melakukan tugasnya dengan baik, yaitu sebagai berikut.

• Seorang sekretaris dalam suatu perusahaan harus memiliki ilmu pengetahuan baik melalui pendidikan formal maupun dari kursus-kursus yang relevan dengan perusahaan yang akan dimasukinya. Karena seorang sekretaris profesional bekerja di organisasi, maka seorang sekretaris profesional juga wajib mengetahui dengan baik masalah atau isu-isu di dunia bisnis dan mempunyai pengetahuan yang cukup mengenai organisasi dan manajemen.
• Dapat mengoperasikan komputer dan aplikasi-aplikasi umum seperti Microsoft PowerPoint, Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft Access.
• Selain menguasai bahasa Indonseia yang baik dan benar, harus menguasai setidaknya satu bahasa asing guna berhubungan dengan relasi dari luar negeri.
• Harus cekatan dalam melaksanakan pekerjaannya, bahkan tanpa harus menunggu perintah dari atasan sehingga sekretaris profesional wajib mempelajari perilaku dan karakter pemimpinnya.
• Disiplin dalam semua kegiatan atau rutinitas pekerjaannya (menjunjung tinggi profesionalisme).
• Sabar, bisa menahan diri, mampu menguasai berbagai situasi baik dalam menghadapi pemimpin maupun dalam menghadapi relasi bisnis.
• Mampu berkomunikasi melalui Internet, misalnya mengakses data, mengirim/menerima email, dan sebagainya.
• Mampu menyusun dan manage laporan-laporan yang ada.
• Memiliki etika dan moral yang baik, seperti etika dalam bersikap.
• Pandai berbicara di depan publik/umum karena tidak jarang sekretaris menggantikan pemimpinnya dalam mempresentasikan sesuatu pada saat rapat/meeting.

Dalam menjalani pekerjaannya, seorang sekretaris profesional umumnya mempunyai beberapa tugas, yaitu sebagai berikut.

• Tugas Rutin merupakan tugas yang harus setiap hari dikerjakan tanpa harus berhubungan dengan pemimpin,  contohnya mengetik surat-surat , menerima telepon, menerima tamu (jika ada), menata berkas-berkas dan surat-surat.
• Tugas Khusus merupakan tugas yang berasal dari perintah khusus dari pimpinan untuk sesuatu yang lebih spesifik, atau tugas yang sifatnya membutuhkan pertimbangan yang baik dan rasional dari seorang sekretaris.
• Tugas Kreatif merupakan tugas yang muncul dari inisiatif atau pemikiran sekretaris profesional itu sendiri dan tujuannya untuk membantu kenyamanan pemimpin di kantor. Contohnya memilih warna yang cocok untuk tirai jendela agar pemimpin tidak bosan dengan suasana kantor.
• Tugas Menjalin Hubungan merupakan tugas seorang sekretaris yang berperan sebagai contact person pemimpinnya disaat ada kerja sama dengan perusahaan/organisasi lain. Saat seperti itu, sekretaris harus bijak dalam berhubungan dengan rekan bisnis dari perusahaan lain agar tercipta hubungan yang baik.

Berdasarkan pengalaman teman sesama blogger yang adalah seorang sekretaris, pemimpinnya pernah share mengenai bagaimana sekretaris yang baik menurut pandangan pemimpinnya, antara lain sebagai berikut.

• Komunikatif. Tentu saja tidak hanya komunikatif dengan sang pemimpin, sekretaris juga harus komunikatif dengan orang lain selain
  pemimpinnya.
• Dapat mengerjakan berbagai macam pekerjaan sekaligus dengan baik, seperti yang telah diuraikan di atas, kebutuhan pemimpin di dalam kantor sangat banyak dana waktu tidak selalu cukup tersedia. Untuk itu, sekretaris harus mampu menangani semuanya secara tepat.
• Tidak suka gosip. Seorang sekretaris mengetahui rahasia pemimpin, sangat tidak disarankan seorang sekretaris menyukai gosip karena akan sangat berbahaya bagi kariernya.
• Membuat pekerjaan pemimpin di kantor semakin mudah. Seorang sekretaris bertugas untuk membantu pekerjaan pemimpin di kantor. Untuk itu, jika seorang sekretaris kurang dapat membantu, maka tentusaja tidak sesuai dengan fungsinya sebagai sekretaris, sehingga tidak layak dipekerjakan.
• Memiliki mental yang kuat. Sebagai seorang sekretaris, Anda tentu akan selalu berada dibawah tekanan pemimpin anda, sehingga selain skill yang mampuni, Anda juga  harus memiliki mental yang kuat dan tidak pantang menyerah agar anda dapat bertahan dalam menjalani profesi Anda.